Guida completa: aspetti legali, amministrativi e vita quotidiana al CERN

Iscrizione consolare

Gli spagnoli residenti all'estero possono iscriversi al Registro Consolare spagnolo, il che facilita procedure come il rinnovo del passaporto, il voto dall'estero o le registrazioni (nascite, ecc.). Non è obbligatorio per soggiorni brevi, ma se prevedete di vivere a lungo termine in Svizzera o Francia, l'iscrizione è raccomandata. La procedura si effettua presso il Consolato Generale di Spagna a Ginevra presentando il DNI o passaporto e un certificato di residenza locale. La legislazione spagnola stabilisce che l'iscrizione consolare è obbligatoria per chi stabilisce la residenza abituale fuori dalla Spagna.

Registrazione di residenza in Francia/Svizzera

La Francia non ha un equivalente della registrazione anagrafica spagnola; iscriversi al municipio non è obbligatorio ma può aiutare ad accedere ai servizi locali. Al contrario, in Svizzera tutti gli stranieri devono registrarsi presso il proprio comune entro scadenze rigorose. Nel Canton Ginevra, l'arrivo deve essere dichiarato all'Ufficio Cantonale della Popolazione (OCPM) entro 14 giorni se il soggiorno supera i 3 mesi. I cittadini UE devono inoltre notificare le autorità locali dopo 3 mesi in qualsiasi paese Schengen richiedendo un "certificato di registrazione" al municipio.

• Francia: nessun obbligo legale di registrazione, ma farlo può aiutare ad accedere ai servizi comunali.
• Svizzera (Canton Ginevra): registrazione obbligatoria presso l'ufficio comunale (OCPM) entro 14 giorni se il soggiorno supera i 3 mesi.

Permessi di soggiorno e lavoro

Al CERN, i dipendenti ricevono la Carte de légitimation svizzera, rilasciata dal CERN e dal DFAE svizzero, che funge da permesso di soggiorno in Svizzera e consente di viaggiare nello spazio Schengen senza visto. I requisiti includono un contratto di lavoro (>50% del tempo) e una residenza ufficiale. La carte viene estesa ai familiari diretti (coniuge/partner e figli conviventi). I familiari non svizzeri che vivono in Francia non ricevono automaticamente questa carta; devono invece richiedere un permesso svizzero ordinario se desiderano lavorare in Svizzera.

Come cittadini UE, gli spagnoli che vivono in Francia possono lavorare liberamente nell'UE con il loro permesso di soggiorno francese. Se lavorano a Ginevra, ottengono tipicamente un "permesso G" per lavoratori frontalieri. In sintesi: se vivete in Svizzera con un contratto CERN, richiedete la Carte de légitimation e il permesso di soggiorno svizzero. Se vivete in Francia, avete bisogno di un permesso di soggiorno francese e del permesso G per attraversare il confine in Svizzera (per voi e la vostra famiglia).

Tessera Europea di Assicurazione Malattia (TEAM)

Prima di lasciare la Spagna, è consigliabile richiedere la TEAM tramite la Seguridad Social (online o presso il CAISS). La tessera viene inviata all'indirizzo registrato in Spagna e consente l'accesso alle cure mediche urgenti a costo ridotto o nullo nei paesi UE/SEE e in Svizzera durante soggiorni temporanei. Tuttavia, la TEAM non sostituisce l'assicurazione sanitaria CHIS del CERN, che fornisce copertura medica completa in Svizzera e Francia. In pratica, il CHIS è la vostra copertura principale nella regione, mentre la TEAM è utile per le emergenze durante i viaggi o prima dell'attivazione del CHIS.

Convenio Especial con la Previdenza Sociale spagnola

Il convenio especial consente agli emigranti spagnoli di continuare a contribuire volontariamente alla Previdenza Sociale spagnola mentre lavorano all'estero. Aiuta a preservare i diritti pensionistici e di invalidità in Spagna. Può essere richiesto alla TGSS (online o di persona) presentando il modulo TA-0040, il DNI, il certificato consolare e la prova di impiego all'estero (ad es., permesso di soggiorno). Il contributo minimo nel 2024 è di circa 865 € a trimestre. L'accordo copre pensione di vecchiaia, invalidità permanente e prestazioni ai superstiti. Si raccomanda di gestire questa pratica prima di lasciare la Spagna.

Dichiarazione dei beni all'estero (Modelo 720)

I residenti fiscali spagnoli devono presentare il Modelo 720 se detengono, al 31 dicembre, beni all'estero (conti bancari, titoli, immobili, ecc.) per un valore complessivo superiore a 50.000 € in totale. La dichiarazione è solo informativa (nessun pagamento dovuto) e deve essere presentata tra il 1° e il 31 marzo dell'anno successivo. Se lavorate al CERN ma siete ancora residenti fiscali spagnoli, verificate se i vostri saldi in conti svizzeri o francesi o le proprietà superano questa soglia. In caso contrario, non siete obbligati a dichiararli, ma dovete comunque dichiarare il reddito globale nella dichiarazione dei redditi spagnola.

Dichiarazione dei redditi al ritorno in Spagna

La legge sull'imposta sul reddito spagnola considera l'intero anno solare per determinare la residenza fiscale. Ciò significa che se tornate in Spagna tra gennaio e giugno, sarete considerati residenti dal 1° gennaio e dovrete dichiarare il reddito mondiale per quell'anno. Se tornate dopo il 1° luglio, la residenza fiscale inizierà l'anno successivo. In altre parole, non esiste un pro-rata: o dichiarate l'intero anno come residenti o solo il reddito spagnolo se non eravate residenti fiscali quell'anno.

Tipi di contratto e status

Al CERN esistono principalmente due categorie di personale: Staff (dipendenti permanenti) e Fellows (ricercatori o borsisti con contratto a termine). Entrambi sono dipendenti stipendiati e ricevono benefici simili (stipendio, previdenza sociale CERN, CHIS, pensioni, ecc.). Lo Staff ricopre posizioni permanenti o temporanee (di solito contratti a termine rinnovabili fino a 8 anni o a tempo indeterminato) e può essere promosso internamente. I Fellows sono laureati impiegati per periodi definiti (ad es., 2-3 anni) per progetti di ricerca. Entrambe le categorie contribuiscono agli schemi sanitari e pensionistici del CERN. Gli associati (utenti, scienziati in visita, tirocinanti) hanno accordi a breve termine e ricevono un'indennità di sussistenza anziché uno stipendio. In sintesi: Staff/Fellows = dipendenti stipendiati; Utenti/Associati = scienziati in visita o studenti con accordi temporanei.

Assicurazione medica (CHIS) e rimborsi

Il CHIS (CERN Health Insurance Scheme) copre tutto il personale principale (Staff, Fellows e associati). Rimborsa la maggior parte delle spese mediche ragionevoli (visite, ricoveri ospedalieri, farmaci, ecc.) fino a determinati limiti secondo le regole CHIS. Per richiedere il rimborso, dovete presentare il modulo CHIS/F01 insieme alle fatture originali pagate, prescrizioni mediche e prove di pagamento. È essenziale conservare tutte le ricevute e fatture, poiché il CHIS rimborsa solo le spese pagate con documentazione. Normalmente, il CHIS copre un'alta percentuale (ad es., 80%) dei costi secondo le tariffe, e il 100% in caso di infortuni sul lavoro o malattie professionali.

Ferie e congedi

I dipendenti CERN (staff o fellows) hanno diritto a 2,5 giorni lavorativi di ferie per mese lavorato (circa 30 giorni all'anno). Le ferie devono essere richieste con autorizzazione preventiva del supervisore. Sono retribuite al 100% (nessuna trattenuta sullo stipendio o sul CHIS). Tuttavia, i congedi speciali non retribuiti (ad es., superiori a 1 mese) sospendono l'affiliazione obbligatoria al CHIS, quindi è consigliabile organizzare una copertura medica alternativa durante tali periodi di congedo.

Congedo per malattia e infortuni

In caso di malattia, il regolamento CERN prevede il 100% dello stipendio per i primi 365 giorni di congedo e poi il 66,7% per un massimo di 548 giorni aggiuntivi. Questo è più generoso della Previdenza Sociale spagnola (che paga il 60-75% dopo il 3° giorno). Per malattie professionali o infortuni sul lavoro, il 100% dello stipendio viene pagato a tempo indeterminato. Un certificato medico deve essere presentato al ritorno, poiché dopo l'8° giorno senza giustificazione, l'assenza viene detratta dal congedo per malattia. Per infortuni non legati al lavoro, oltre al rimborso CHIS, esiste un modulo specifico CHIS/F02. Il CHIS copre anche emergenze, maternità, specialisti, ecc., secondo le normative vigenti.

Piano pensionistico del CERN

Sia lo Staff che i Fellows devono contribuire al Fondo Pensione del CERN. Le aliquote attuali (per chi è stato assunto dopo il 2012) sono del 12,64% dello stipendio a carico del dipendente e del 18,96% a carico del CERN. Dopo un minimo di 5 anni di servizio, potreste avere diritto a una pensione di vecchiaia. La pensione è calcolata all'1,85% della media degli ultimi 36 mesi di stipendio per anno di contribuzione (massimo circa 70% dello stipendio dopo circa 37 anni). Esistono opzioni di pensionamento anticipato o indennità di cessazione, ma in pratica il piano garantisce prestazioni pensionistiche significative dopo molti anni di servizio.

Apertura di un conto bancario in Svizzera o Francia

In Svizzera, le banche tradizionali (UBS, Credit Suisse, banche cantonali) di solito richiedono la residenza svizzera e applicano commissioni elevate. Molti espatriati preferiscono quindi le banche digitali: ad esempio, N26 o Revolut consentono di aprire conti in EUR/CHF online senza vivere in Svizzera. Alcune banche cantonali svizzere offrono conti multivaluta per espatriati, ma di solito richiedono uno stipendio svizzero e un deposito iniziale. In Francia, le banche tradizionali (BNP, Société Générale, ecc.) spesso richiedono una prova di residenza, anche se le alternative online (Boursorama, ING, Wise) hanno meno requisiti. In generale, le banche digitali e le neobank (N26, Revolut, Wise) sono convenienti per i lavoratori internazionali nella zona.

Trasferimenti e cambio valuta

I trasferimenti tradizionali e i cambi valuta tramite banche di solito comportano commissioni nascoste. Servizi come Wise e Revolut offrono costi molto più bassi. Wise applica sempre il tasso di cambio interbancario reale, addebitando solo una piccola commissione trasparente (circa 0,4%). Revolut è molto comodo, anche se i piani gratuiti addebitano una commissione (ad es., 1% sugli importi superiori a 1.000 €/mese nei giorni feriali). Entrambi consentono di gestire più valute e offrono carte internazionali. In sintesi, per pagamenti EUR/CHF o rimesse regolari, è consigliabile utilizzare Wise o Revolut anziché una banca tradizionale.

Dichiarazione dei beni all'estero

Se siete ancora considerati residenti fiscali spagnoli, dovete dichiarare nella dichiarazione dei redditi qualsiasi reddito guadagnato all'estero. Inoltre, i saldi in conti bancari esteri o i beni superiori a 50.000 € devono essere segnalati utilizzando il Modelo 720. Questo include conti bancari svizzeri o francesi, investimenti o proprietà fuori dalla Spagna. Se cessate di essere residenti fiscali spagnoli (ad es., vivendo all'estero oltre 183 giorni), questo obbligo cessa fino al vostro ritorno.

Testamenti e successioni internazionali

È consigliabile redigere testamenti secondo la legge di ciascun paese in cui possedete beni. In Spagna, la successione viene gestita da un notaio tramite un atto di accettazione dell'eredità. In Svizzera, esistono quote legittime per coniugi e figli, e la successione è gestita dalle autorità locali. Se si decede in Svizzera lasciando beni in Spagna, gli eredi devono presentare il certificato di successione svizzero a un notaio spagnolo, tradotto e apostillato. In pratica, è saggio consultare un avvocato specializzato in successioni che conosca entrambe le giurisdizioni. Inoltre, devono essere rispettati gli obblighi fiscali: gli eredi residenti in Spagna devono pagare l'imposta di successione spagnola (modello 650) in base al valore spagnolo, applicando i crediti per le imposte pagate in Svizzera.

Dove vivere: Svizzera vs Francia

Vivere in Svizzera (vicino al CERN) significa stipendi più alti e servizi eccellenti, ma anche costi di vita molto elevati (alloggio, cibo, ecc.). In Francia (Pays de Gex, Annemasse), gli affitti e i prezzi sono molto più bassi, mentre i servizi pubblici (istruzione, sanità) restano buoni. Molti dipendenti scelgono di vivere in Francia per beneficiare di alloggi e supermercati più economici (ad es., Leclerc, Lidl FR), in cambio di un tragitto più lungo verso il CERN. In Svizzera, la qualità della vita è eccellente e la barriera linguistica è bassa (Ginevra è francofona), ma gli spazi abitativi tendono ad essere piccoli e costosi. Non esiste una risposta valida per tutti: valutate costi, trasporti e necessità familiari per scegliere tra vivere a Meyrin (CH) o nel Pays de Gex (FR).

Trovare alloggio

In Svizzera, i portali immobiliari come homegate.ch, immoscout24.ch, comparis.ch o anibis.ch sono comunemente utilizzati. È utile preparare un dossier con contratto di lavoro, buste paga recenti, prova di residenza e referenze. In Svizzera, è generalmente richiesta una cauzione di 1-3 mesi. Sul lato francese, si utilizzano portali come seloger.com, leboncoin.fr o agenzie locali. I proprietari francesi potrebbero richiedere buste paga spagnole e prova di residenza. Attenzione: verificate attentamente i contratti, poiché i contratti di locazione svizzeri spesso includono contenuti obbligatori e assicurazione di responsabilità civile.

Contratti di locazione e servizi

In Svizzera, i contratti di locazione vengono solitamente firmati presso il comune o un notaio, e viene richiesta una cauzione (di solito 2-3 mensilità). È comune avere un'assicurazione del contenuto (per i mobili) e un'assicurazione di responsabilità civile (spesso richiesta dai proprietari). In Francia, dopo la firma del contratto, dovete registrarvi presso il municipio locale (per tasse e servizi). In Svizzera, i servizi di base (elettricità, gas, acqua, internet) devono essere attivati; ad esempio, a Ginevra l'elettricità si contrae con SIG. In Francia, le utenze si contrattano con aziende come EDF/GDF/Azureva e internet con provider come Orange, Free, ecc. In entrambi i paesi si paga annualmente una tassa sull'abitazione ("impôt d'habitation" in Francia). È consigliabile organizzare questi contratti in anticipo.

Trasporto verso il CERN

Il CERN è ben collegato. Le linee di autobus urbani (ad es., TPG 66, F, 61, 65) collegano Ginevra con il CERN e il Pays de Gex. La linea del tram 18 collegherà presto il centro di Ginevra a Meyrin. Il CERN gestisce anche navette interne (ad es., dall'aeroporto a vari siti CERN). I lavoratori frontalieri di solito ottengono il permesso G per guidare dalla Francia alla Svizzera senza cambiare residenza fiscale. Ci sono parcheggi pubblici e posti riservati per le persone con disabilità nel campus. Non esiste un "badge parcheggio" privato; il parcheggio generale segue la segnaletica locale. I ciclisti hanno accesso a rastrelliere per biciclette in quasi tutti gli edifici del CERN. Suggerimento: richiedete la tessera multi-trasporto gratuita del CERN per utilizzare gli autobus interni e informatevi presso il vostro comune sui sussidi per il trasporto transfrontaliero.

Shopping e supermercati

Il costo della vita in Svizzera è elevato. Molti residenti vicino al CERN fanno acquisti in Francia: i supermercati a Ferney (Leclerc, Lidl) o Carrefour (Annemasse) sono spesso più economici delle loro controparti svizzere. In Svizzera, si consigliano le catene economiche come Denner, ALDI o Lidl (versione svizzera). Vale anche la pena esplorare i mercati locali di prodotti freschi (ad es., mercato di Meyrin il sabato) e gli outlet. Per la consegna di posta personale, il CERN non gestisce pacchi privati; molti utilizzano caselle postali private presso gli uffici postali svizzeri o francesi. Il servizio postale ufficiale del CERN gestisce solo la posta istituzionale.

Assistenza sanitaria in Francia

Se vivete in Francia, registrate la vostra famiglia presso la Sécurité Sociale francese e scegliete un medico di base ("médecin traitant") per ciascun membro. Questo è necessario per ottenere i rimborsi sanitari pubblici. I bambini possono essere curati in cliniche pediatriche pubbliche o private; l'Agenzia Regionale della Salute locale (ARS) può raccomandare pediatri. Le associazioni spagnole o i consolati possono fornire elenchi di medici bilingui. Notate che il CHIS del CERN copre le vostre spese mediche in Svizzera/Francia secondo le proprie regole; per le cure standard in Francia, è meglio registrarsi presso la previdenza sociale francese e ottenere la "Carte Vitale" locale per accedere ai rimborsi governativi.

Coniuge o partner a carico

Il coniuge o partner registrato di un titolare di contratto CERN può essere registrato come "familiare" nel CHIS se convivente. In tal caso, riceve una carte de légitimation svizzera simile a quella del dipendente principale. Lo stato familiare deve essere dichiarato nel sistema EDH e nel CHIS (utilizzando il modulo SHIPID). Se il partner vive in Francia, non riceve la carte svizzera; deve invece richiedere il permesso di soggiorno francese appropriato (ad es., "carte de séjour de membre de famille de ressortissant UE" per i parenti non-UE di un cittadino UE). I cittadini UE (come gli spagnoli) non hanno bisogno di visto per vivere in Francia ma devono registrarsi presso il municipio locale. I partner non-UE avranno bisogno del visto e permesso di soggiorno francese appropriato.

Scuola per i figli

I bambini possono frequentare scuole pubbliche gratuitamente sia in Svizzera che in Francia. A Ginevra, la scuola dell'obbligo (primaria + secondaria inferiore, circa 9 anni) è in francese, e ogni comune ha scuole pubbliche. In Francia, le scuole pubbliche sono anch'esse gratuite e seguono il calendario francese. Ci sono anche scuole internazionali/bilingui nelle vicinanze (ad es., École Lucie Aubrac a Versoix, Collège international de Ferney-Voltaire). Per l'istruzione in lingua spagnola, l'Ufficio Educativo di Berna offre corsi doposcuola di Lingua e Cultura Spagnola (AFLS). Il CERN offre supporto educativo: c'è un'indennità per l'asilo/scuola (Education Fees Allowance) che rimborsa parte delle spese scolastiche in Svizzera, e i CERN School Fees che coprono le tasse in base ai regolamenti interni.

Asili nido, scuole bilingui e supporto del CERN

Il CERN ha il proprio asilo nido ("Le Jardin des Particules") per i figli del personale dai 4 mesi ai 6 anni. Inoltre, ci sono 60 posti riservati negli asili nido pubblici vicini (Meyrin e St-Genis-Pouilly) per bambini dai 3 mesi ai 4 anni, quindi si consiglia l'iscrizione anticipata. Per quanto riguarda le scuole bilingui, la Francia offre istituti pubblici con sezioni internazionali e ci sono collegi francesi o svizzeri (ad es., École Européenne, Institut Florimont) per l'istruzione in inglese/francese. Il CERN paga assegni familiari per ogni figlio e un'indennità parentale aggiuntiva per i figli sotto i 3 anni. Copre inoltre parte delle tasse dell'asilo/scuola con l'Education Fees Allowance, secondo le regole. Si raccomanda di consultare l'ufficio Affari Sociali del CERN per dettagli sul supporto per i figli e l'istruzione.

Congedo parentale e di maternità/paternità

Il CERN offre generosi congedi di maternità e paternità. Il congedo di maternità è di almeno 16 settimane (retribuite al 100%), con più tempo in caso di parti multipli o complicazioni. Il congedo di paternità è di 10 giorni (retribuiti al 100%). Per l'adozione, vengono concesse 15 settimane. Dopo il congedo obbligatorio, i genitori possono richiedere un congedo parentale non retribuito fino a 4 mesi mantenendo benefici come il CHIS. Durante la gravidanza, le dipendenti hanno diritto a esami prenatali con retribuzione piena e congedo. Tutti i congedi sono gestiti tramite l'ufficio Affari Sociali del CERN; notificateli in anticipo per pianificare il vostro congedo.

Effetto sullo status legale del partner

Lavorare al CERN può cambiare lo status migratorio del vostro partner. Se vive con voi in Svizzera, avrà bisogno del permesso svizzero appropriato (o della carte de légitimation se convivente). Se vive in Francia, un partner spagnolo non ha bisogno di visto ma deve registrarsi al municipio e ottenere la carta di soggiorno appropriata. Per lavorare in Svizzera, un partner UE potrebbe aver bisogno di uno speciale "permesso Ci" per coniugi di membri di organizzazioni internazionali. Un partner non-UE avrà bisogno di un permesso di lavoro (solitamente L o B) in Svizzera. In Francia, i partner spagnoli possono lavorare liberamente; i partner non-UE avranno bisogno di una "carte de séjour vie privée et familiale" o simile. In sintesi, consultate le autorità migratorie locali per coordinare i permessi. Il CERN fornisce supporto per ottenere la carte de légitimation e indicazioni su queste procedure.

Associazioni spagnole

A Ginevra e nei dintorni ci sono diverse associazioni spagnole e latinoamericane che organizzano eventi culturali e reti di supporto reciproco. Ci sono anche gruppi WhatsApp/Telegram attivi di spagnoli al CERN (ad es., "Expats CERN"). L'Associazione Svizzera degli Spagnoli (CASW) organizza conferenze ed eventi culturali. L'Associazione del Personale del CERN e i club dei dipendenti di solito informano i nuovi arrivati su incontri o attività con connazionali. Unirsi a club sportivi o sociali al CERN (sport, lingue, arte, ecc.) è un altro ottimo modo per integrarsi e fare networking.

Sessioni di benvenuto per i nuovi membri

Il CERN ha un programma di accoglienza per i nuovi dipendenti e associati. Ogni mese si tiene una "Welcome Session" con informazioni pratiche (assicurazione, buste paga, sicurezza informatica, regole interne). Inoltre, si tengono sessioni di onboarding più ampie ogni trimestre per spiegare come funziona il laboratorio, le categorie del personale, i sistemi informatici e i club del CERN. Queste sessioni di solito includono colazione o networking e sono obbligatorie per i nuovi arrivati. Sono ospitate su Indico e di solito coordinate dall'Ufficio Utenti o dal DAO (Departmental Administrative Officer). Le registrazioni sono disponibili se non potete partecipare.

Eventi interni, club e attività

L'Associazione del Personale del CERN organizza circa 100 club (sport, musica, lingue, fotografia, ecc.) aperti al personale e alle loro famiglie. Esempi includono: Club Ciclismo, Band del CERN, squadra di calcio, lezioni di pianoforte, lingue straniere, ecc. Ogni club gestisce i propri incontri e competizioni interne o esterne. Si tengono anche grandi eventi: la Braderie di fine anno (mercatino natalizio interno), la Settimana dei Dipendenti, concerti, mostre, ecc. Consultate il sito dell'Associazione del Personale e le bacheche del CERN per calendari e prossimi eventi.

Ottenere aiuto internamente (Incidenti, ServiceNow)

Per problemi tecnici o amministrativi al CERN, utilizzate la piattaforma ServiceNow. Per problemi IT o di connettività, aprite un "IT Incident" in ServiceNow. Per questioni relative a HR, buste paga o congedi, utilizzate "HR Case" in ServiceNow. Per problemi alle strutture o emergenze nel campus, chiamate il numero interno 74444 (Emergenze CERN). Per maggiori informazioni, visitate il Portale dei Servizi del CERN o chiedete al vostro DAO/amministratore locale.

Glossario dei termini

• Grade: Livello professionale nella scala retributiva del CERN (categorie A, B, C, D, ecc.) che determina lo stipendio base.
• EDH: "Entraînement des Documents de l'Organisation" – Sistema HRIS interno del CERN per richiedere congedi, visualizzare buste paga, ecc.
• MARS: "Manager's Allocation and Reporting System" – Sistema di monitoraggio dei progetti e allocazione del tempo utilizzato dai supervisori.
• TSO: "Technical Student Orientation" – Corso di introduzione per studenti tirocinanti.
• HCM: "Human Capital Management" – Sistema interno per buste paga e dati del personale (onboarding/offboarding).